Globsec: Jak se připravuje mediální servis pro novináře

Letošní ročník mezinárodního bezpečnostního fóra Globsec se podruhé uskutečnil v Praze. Akce, na kterou zavítalo více než dva tisíce účastníků ze 78 zemí, vystoupilo 260 řečníků, dorazilo 51 politických delegací a stovky globálních politiků a inovátorů, se stala také mediálně exponovaným tématem. Pokrytí z konference zajišťovalo téměř 250 novinářů z necelé stovky různých médií. Právě o tom, jak zajistit mediální servis pro takto rozsáhlou mezinárodní akci, jsme si povídali s Henrietou Kunovou, která stojí v čele komunikačního týmu konference.

Henrieta Kunová má s týmem na starost veškerou agendu spojenou s novináři, a to od prvotního kontaktu a pozvánek až po zajištění rozhovorů přímo na místě. „Jsme takovým trychtýřem, kde se všechno sbíhá. Koordinujeme dostupnost řečníků pro novináře, jejichž žádosti zabezpečujeme na místě,“ popisuje.

Ačkoliv se samotná mediální akreditace a plánování rozbíhá naplno zhruba měsíc a půl před konferencí, celý přípravný cyklus trvá v zásadě celý rok. „Organizace dalšího ročníku začíná prakticky hned po skončení aktuálního,“ vysvětluje. Po skončení ročníku PR tým analyzuje a vyhodnocuje komunikaci s novináři a veškeré procesy a nastavuje kroky pro další ročník. „Novináře začínáme na nový ročník zvát až ve chvíli, kdy máme aspoň nějaké potvrzené informace o plánovaném programu. Ale komunikace běží už dřív, protože datum konference samozřejmě víme dlouho dopředu,“ dodává Kunová. Komunikace s mediálními partnery pak obvykle začíná na začátku kalendářního roku.

Přístup do sálů i několik místností

Globsec se odlišuje tím, že novináři mají přístup do všech sálů, kde se odehrává jak hlavní program, tak doprovodné workshopy a přednášky. „Velkou výhodou naší konference je, že se novináři mohou volně pohybovat po prostoru. To nebývá na takto velkých akcích vždy obvyklé. Někde jsou novináři separováni do vedlejší budovy,“ říká Henrieta Kunová.

Fórum se znovu uskutečnilo v pražském hotelu Hilton, který nabízí dostatečné prostory jak pro několik souběžných přednášek s větší kapacitou, tak i rozsáhlé zázemí pro novináře. Ti měli k dispozici vyhrazenou místnost až s 80 místy k sezení, kde mohli na velkých obrazovkách sledovat streamy z probíhajícího programu, dále zde bylo několik studií pro partnerská média k využití pro natáčení rozhovorů, samostatná místnost pro konání tiskových konferencí a rovněž bylo možné navštěvovat panelové diskuse a profilované side-eventy.

Non-stop podpora

Tým Henriety Kunové tvoří osm lidí v hlavním týmu, který rovněž zajišťuje komunikaci na většinu sociálních sítí, a 12 stážistů věnujících se výhradně novinářům. Během samotné konference se pracuje v nepřetržitém režimu, protože je třeba reagovat na potřeby médií, které pramení z probíhajícího programu i ze stylu jejich práce.

Součástí servisu je také produkce fotografií a videí. Globsec zaměstnává až dvanáct externích fotografů a letos poprvé zkusil i rychlou videoprodukci výstupů z panelů. „Snažíme se připravit krátká videa se základními citacemi co nejrychleji pro média. Děláme to poprvé, tak uvidíme, jestli to bude fungovat.“ ČTK jakožto mediální partner letos zajistila kompletní video záznamy z hlavních přednášek.

Partnerství a výběr médií

Globsec má uzavřeno několik mediálních partnerství, přičemž se snaží zachovat rovnováhu mezi zeměmi. „Máme několik tradičních dlouhodobých partnerů, kterým poskytujeme exkluzivní servis, ale zároveň chceme vyhovět i všem ostatním. Snažíme se to balancovat tak, aby si nikdo nic nezáviděl. V Česku máme úzus, že spolupracujeme s veřejnoprávními médii, tedy s Českou televizí, Českým rozhlasem a ČTK,“ popisuje. U některých mediálních partnerů využívá Globsec i jejich reklamní prostor, prostřednictvím kterého akci zviditelňuje. Partnerská média se mohou také podílet na moderaci panelů nebo využít vlastní natáčecí prostor.

I přes velkou účast novinářů, nejsou ale kapacity neomezené. „Akreditace musíme uzavřít s dostatečným časovým předstihem. I když ale nemůžeme vyhovět úplně všem žádostem z kapacitních důvodů, akce se účastní největší média, a to nejen z Česka a Slovenska. Pravidelně přijíždějí i novináři z New York Times, Financial Times, Wall Street Journal, BBC, AP, Reuters nebo DPA,“ uzavírá Henrieta Kunová.

-mav-