AKA aktualizovala doporučení k veřejným zakázkám v marketingové komunikaci

Asociace komunikačních agentur (AKA) zveřejnila aktualizovaná doporučení certifikovaných hodnotitelů pro zadavatele a uchazeče o veřejné zakázky v oblasti marketingové komunikace. Zaměřují se především na přípravu zadání, nastavení hodnoticích kritérií a komunikaci mezi zadavateli a agenturami.

Doporučení vznikla na základě pravidelného ročního evaluačního setkání certifikovaných hodnotitelů AKA a navazují na Metodiku zadávání veřejných zakázek v oblasti komunikace, jejíž aktuální verze pochází z roku 2017. Vycházejí ze zkušeností odborníků, kteří se podílejí na přípravě, hodnocení a realizaci veřejných zakázek v oblasti marketingové komunikace.

„Smyslem našich doporučení je sdílet zkušenosti z praxe a pomoci zadavatelům i agenturám vyhnout se chybám, které se v tendrech opakují,“ uvedla ředitelka AKA Radana Čechová.

Podle garantky oblasti veřejných zakázek AKA a ředitelky agentury SmartDorland Lucie Češpivové vzniká řada problémů už před samotným hodnocením nabídek. Letošní doporučení proto zdůrazňují význam formulace cílů projektu, kvalitní zadávací dokumentace a správného nastavení očekávání mezi zadavatelem a dodavatelem.

Doporučení pro zadavatele

Certifikovaní hodnotitelé doporučují zapojit relevantní interní aktéry už při formulaci cílů projektu a dostatečnou pozornost věnovat přípravě zadávací dokumentace. Součástí doporučení je také využívání odborných konzultací ještě před vyhlášením zakázky, přiměřený rozsah požadovaných výstupů a vhodné nastavení hodnoticích kritérií.

AKA upozorňuje také na význam transparentního hodnocení nabídek a v případech, kde je to vhodné, na anonymizaci věcné části nabídek. Odborné poradce lze podle doporučení využít nejen při samotném hodnocení, ale také při kontrole plnění zakázky nebo řešení případných sporů během její realizace.

1. Zapojte všechny interní aktéry od samého začátku.
2. Anonymizujte věcnou část nabídky při hodnocení kvality.
3. Omezte rozsah věcné části nabídky na skutečně hodnocené výstupy.
4. Oslovte odborného hodnotitele již při stanovování cílů projektu.
5. Zařaďte osobní prezentaci (strukturované vysvětlení nabídky) do zadávacího řízení.
6. Využijte certifikovaného hodnotitele i při realizaci zakázky.
   

Doporučení pro uchazeče

Druhá část doporučení se věnuje agenturám a dalším uchazečům (dodavatelům). AKA jim doporučuje důkladně prostudovat zadávací dokumentaci, realisticky nastavit nabídkovou cenu a aktivně využívat možnost požádat o vysvětlení zadávací dokumentace.

Pozornost by měli uchazeči věnovat také zpracování nabídky ve vztahu ke stanoveným hodnoticím kritériím. V případě potřeby mohou podle AKA využít odborné konzultace už při přípravě nabídky. Cílem doporučení je zvýšit kvalitu podávaných nabídek a omezit riziko nedorozumění a sporů v průběhu zadávacího řízení.

1. Zapojte certifikovaného hodnotitele už při přípravě nabídky.
2. Přečtěte zadávací dokumentaci celou a proměňte parametry tendru ve vaší konkurenční výhodu.
3. Cenu stanovte realisticky a doložitelně.
4. Ptejte se na nejasnosti – včas a písemně.
5. Myslete na kontinuitu – zadávací řízení nekončí podpisem smlouvy.

Doporučení jsou zpracovaná a ke stažení zdarma a také jsou zveřejněna na vzdělávací platformě asociace AKAedu.cz, jež vzniká s podporou Operačního programu Technická pomoc a Ministerstva pro místní rozvoj ČR.

Doporučení budou rovněž součástí aktualizované Metodiky zadávání veřejných zakázek v oblasti komunikace, kterou AKA představí 8. října v rámci programu 6. ročníku oborné konference Veřejné zakázky v marketingu státní správy, kterou AKA každoročně pořádá ve spolupráci s Ministerstvem pro místní rozvoj ČR. Nová metodika bude také zveřejněna na platformě AKAedu.cz, a to zdarma.